E-Rechnungen 2025

Die E-Rechnung – Pflicht und Chance für kleine Unternehmen

In einer immer digitaler werdenden Welt ist die E-Rechnung längst nicht mehr nur ein Trend, sondern eine gesetzliche Pflicht, die auch kleine Unternehmen betrifft. Ab dem 27. November 2020 mussten alle Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung in Deutschland Geschäfte machen, E-Rechnungen ausstellen – und auch für kleinere Unternehmen wird die Umstellung immer relevanter. Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen jeder Größe verpflichtet, E-Rechnungen zumindest zu empfangen und sicher zu archivieren.

Was bedeutet die E-Rechnung für kleine Unternehmen?

Die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, ist eine digitale Form der klassischen Papierrechnung. Sie muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellt und übermittelt werden. Auch wenn kleine Unternehmen aktuell noch keine E-Rechnungen verschicken müssen, gilt seit dem 1. Januar 2025, dass alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen und digital archivieren müssen.

Die Vorteile der E-Rechnung für kleine Unternehmen

Die Umstellung auf die E-Rechnung bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich:

• Effizienzsteigerung: Durch den Wegfall von Papier und Postlaufzeiten sparen Unternehmen Zeit und Geld.
• Fehlerreduktion: Die maschinenlesbare Struktur minimiert das Risiko von Übertragungsfehlern und erleichtert die Verarbeitung der Rechnungen.
• Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch bedeutet weniger Abfall und schont Ressourcen.
• Automatisierung: E-Rechnungen können automatisch in Buchhaltungssysteme integriert werden, was den Verwaltungsaufwand drastisch verringert.

Die Pflicht zur E-Rechnung

Obwohl es für kleinere Unternehmen noch nicht erforderlich ist, E-Rechnungen aktiv zu versenden, müssen sie spätestens ab 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und archivieren. Damit müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, diese elektronischen Rechnungen in einem sicheren und revisionssicheren Format zu speichern – unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens.

Wie Sie von der E-Rechnung profitieren können

Als IT-Experte und Dienstleister für kleine Unternehmen biete ich Ihnen die maßgeschneiderte Unterstützung bei der Einführung und Umsetzung der E-Rechnung. Mit modernen Tools wie Invoice Ninja zur Rechnungserstellung und Paperless-NGX zur Archivierung der Dokumente können Sie den gesamten Prozess einfach und effizient gestalten:

• Invoice Ninja: Mit Invoice Ninja können Sie schnell und unkompliziert E-Rechnungen erstellen. Das Tool unterstützt alle gängigen Standards für E-Rechnungen, einschließlich ZUGFeRD und XRechnung, und ermöglicht es Ihnen, Ihre Rechnungen direkt zu versenden, zu verfolgen und zu verwalten. Auch für kleine Unternehmen ist dieses Tool ideal, da es einfach zu bedienen ist und gleichzeitig eine professionelle Lösung bietet.
• Paperless-NGX: Die Archivierung von E-Rechnungen ist ebenfalls ein wichtiger Aspekt. Paperless-NGX ist eine leistungsstarke Lösung, mit der Sie Ihre Dokumente sicher und rechtskonform speichern können. Die Software unterstützt die Speicherung von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format und stellt sicher, dass alle Anforderungen an die Archivierung erfüllt werden.

Sichere und revisionssichere E-Mail-Archivierung

Zusätzlich zur E-Rechnung bietet meine Lösung auch eine sichere und revisionssichere E-Mail-Archivierung. Besonders wichtig für Unternehmen, die regelmäßig E-Rechnungen per E-Mail empfangen: Ich richte für Sie eine E-Rechnungs-E-Mail-Adresse ein, die automatisch alle eingehenden E-Rechnungen sicher speichert und für die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung sorgt.

Mit dieser Lösung können Sie sicherstellen, dass alle E-Rechnungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt werden – und dies auf eine einfache, digitale Weise, die keine zusätzlichen administrativen Aufwände verursacht.

Ihre Vorteile mit meiner Unterstützung

Ich helfe Ihnen, die Umstellung auf die E-Rechnung nahtlos in Ihre Geschäftsprozesse zu integrieren. Ob es um die Auswahl des richtigen Tools, die Schulung Ihrer Mitarbeiter oder die Implementierung der digitalen Archivierung geht – ich stehe Ihnen mit meiner Erfahrung zur Seite.

Kontaktieren Sie mich noch heute, um herauszufinden, wie wir gemeinsam Ihre Buchhaltung und Rechnungsstellung auf die nächste Stufe bringen können. Die E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht – sie ist eine Chance, Ihr Unternehmen zukunftssicher und effizient zu machen.